Schrijftips
Alles is communicatie. Dus ook brieven, offertes en zelfs facturen laten de klant zien wie u bent en waar u voor staat. Hier een paar tips om het lezen prettiger te maken voor de klant. En het schrijven makkelijker en leuker voor u.
• Geef een hand
Begin en eindig een brief persoonlijk en positief. Net zoals u een klant een hand geeft wanneer hij komt en gaat. Hoe u dat precies doet hangt natuurlijk af van hoe goed u de klant kent en wat het onderwerp is.
Laat in ieder geval merken dat u het erg op prijs stelt om voor de klant te werken, een offerte uit te mogen brengen of meer informatie te kunnen verstrekken. Sluit af met de mededeling dat u deze brief met plezier hebt geschreven, altijd bereikbaar bent voor meer informatie en uitziet naar een reactie.
Tip: bedank uw klanten ook op de factuur!
• Schrijf zoals u praat
Wie niet gewend is om te schrijven, gebruikt vaak woorden die hij of zij anders niet gebruikt. Formele, ouderwetse, lange of ‘dure’ woorden scheppen afstand. De communicatie wordt er ‘kouder’ van. Wilt u een prettig en persoonlijk contact, vermijd ze dan zoveel mogelijk. Hier wat voorbeelden en alternatieven:
Echter (maar)
Reeds (al)
Indien (als)
Welke (die)
Middels (met)
Hetgeen (wat)
Teneinde (om)
Eveneens (ook)
Door middel van (met, door)
Ten behoeve van (voor)
Met betrekking tot (over)
Aan de hand van (met)
• De lezer heeft nog wel meer te doen
Ga er nooit van uit dat klanten of prospects juist aan uw brief extra veel tijd en moeite willen besteden. Maak het ze dus zo makkelijk mogelijk. Schrijf eenvoudig. Begraaf uw boodschap niet maar kom snel ter zake. En prop de pagina niet helemaal vol maar gebruik veel witruimte. Een paar vuistregels:
Niet teveel woorden in een zin.
Kijk altijd of een zin in twee of meer delen geknipt kan worden. Niet iedere zin hoeft helemaal compleet te zijn. Soms volstaan een paar woorden. Zelfs zonder werkwoord.
Niet teveel woorden op een regel.
Helemaal van links naar rechts lezen op een A4 pagina vraagt meer energie, concentratie en tijd dan smallere tekstblokken.
Niet teveel regels in een alinea.
Vijf is zo ongeveer het maximum. Behandel steeds één onderwerp of voordeel per alinea. Nog te lang? Kijk dan waar de tekst in twee of meer delen geknipt kan worden.
Zet kilometerpaaltjes.
Moet u erg veel informatie overbrengen, geef dan ieder onderdeel een tussenkopje. De klant kan daardoor in een oogopslag zien wat waar staat.
Maak een samenvatting.
Stuurt u een lange offerte, een uitgebreid inspectierapport of een pakket documentatie? Doe er dan een begeleidend briefje bij met een samenvatting. Ook de voordelen van een oplossing en de voordelen van werken met uw bedrijf kunt u daar nog eens neerzetten.
• Altijd even testen!
Lees uw brief om te beginnen hardop voor. Zijn er zinnen die onnatuurlijk klinken als u ze uitspreekt? Verander ze dan. Vraag medewerkers of collega’s om er ook even naar te kijken. Niet alleen kan hun mening waardevol zijn, ze zien vaak fouten waar u zelf telkens overheen leest.
